Kompetensi, pelatihan, dan kepedulian

Organisasi harus:

  1. Menetapkan kompetensi yang dibutuhkan untuk personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian dengan persyaratan produk.
  2. Bila sesuai, memberikan pelatihan atau mengambil tindakan lainnya untuk memenuhi kebutuhan kompetensi,
  3. Mengevaluasi keefektifan tindakan yang diambil,
  4. Memastikan bahwa personel peduli mengenai kaitan dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana mereka menyumbang pada pencapaian dari sasaran mutu,
  5. memelihara catatan yang sesuai dengan pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman.

Dari persyaratan dimabil kesimpulan bahwa sebelum melakukan penerimaan karyawan perusahaan /organisasi harus terlebih dahulu menetapkan tugas dan tanggung jawab serta kompetensi yang dibutuhkan untuk suatu jabatan dalam hal ini bukti yang relevan adalah dengan adanya Job description atau Key Job Responsibilities dari masing-masing jabatan.

Selain itu perusahaan juga diharuskan unutk memeberikan pelatihan yang sesuai untuk meningkatkan kinerja karyawan tersebut, apabila posisi tersebut tidak membutuhkan skill/kemampuan khusus maka perusahaan juga perlu untuk melakukan orientasi terhadap karyawan baru dan umumnya orientasi ini juga sebaga sarana komunikasi dan sosialisai terkait dengan kebijakan perusahaan, visi/misi perusahaan dan tentunya sasaran mutu karyawana maupun departemennya.

Apabila karyawan membutuhkan ketrampilan khusus dan perusahaan memberikan training baik itu in-house training maupun yang dilakukan oleh pihak ketiga maka perusahaan wajib untuk mengevaluasi keefektifan pelatihan tersebut. Evaluasi tersebut dapat berupa dampak terhadap kemampuan karyawan setelah diberikan pelatihan dan juga evaluasi terhadap pihak penyelenggara pelatihan tersebut

Selain itu perusahaan juga harus memelihara catatan dan dokumen seperti tersebut diatas.

Advertisements

6.2 Sumber Daya Manusia

Personil yang melakukan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian persyaratan produk harus kompeten berdasarkan kesesuaian pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalamannya.

Catatan: Kesesuaian dengan persyaratan produk dapat berdampak  secara langsung atau tidak langsung oleh personel yang melakukan suatu pekerjaan di dalam sistem manajemen mutu.

Dari syarat diatas perusahaan harus menyediakan pekerja yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan persyaratan produk. persyaratan ini dapat juga di kaitkan dengan berbagai peraturan yang relevan dengan pekerjaan tersebut atau syarat-syarat lain yang diminta oleh pelanggan . Seperti driver harus memiliki SIM, Operator harus memiliki SIO, dan persyaratan lain.

 

6.1 Penyediaan Sumber Daya

Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan :

  • Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan secara berkesinambungan meningkatkan keefektifannya,
  • Untuk mengingkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan.

 

Jadi jelas disebutkan diatas bahwa penyediaan sumberdaya manusia dalam konteks penerapan Sistem Manajemen mutu adalah mutlak adanya, dengan Sumberdaya yang terpenuhi dengan baik maka diharapkan sistem manajemen mutu dapat berjalan dengan efektif sekaligus peningkatan kinerjanya.

Terpenuhi Sumberdaya manusia bukan hanya melingkupi jumlah pekerja namun juga termasuk pengetahuan/kapabilitas pekerja akan pekerjaannya.

5.6 Tinjauan Manajemen

5.6 Tinjauan Manajemen

5.6.1 Umum

Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasinya, dalam selang waktu yang direncanakan, untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektifitasnya. Tujuan ini harus mencakup penilaian peluang untuk peningkatan dan kebutuhan untuk perubahan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu,
Catatan dari tinjauan manajemen harus dipelihara.

5.6.2 Masukan Tinjauan

Masukan tinjauan manajemen harus mencakup informasi mengenai:

  1. Hasil audit
  2. Umpan balik pelanggan
  3. Kinerja proses dan kesesuaian produk
  4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan
  5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
  6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
  7. Rekomendasi untuk peningkatan.

5.6.3 Keluaran Tinjauan

Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup adanya keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:

  1. Peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya
  2. Peningkatan dari produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan
  3. Kebutuhan sumber daya.

Tinjauan manajemen adalah salah satu klausul yang penting dalam penerapan sistem manajemen mutu. Tinjauan manajemen biasanya dilakukan secara rutin tahunan yang pelaksanaannya tergantung penetapan dari perusahaan tetapi umumnya dilakukan satu tahun sekali. Tinjauan manajemen umumnya dilakukan dengan cara rapat bersama antarbagian/departemen untuk memaparkan pencapaian dan kendala yang dihadapi oleh karena itu seringkali lazim disebut Rapat Tinjauan Manajemen. Pelaksanaan dari tinjauan manajemen harus di pelihara catatannya namun disini juga terkadang menjadi kendala bagi perusahaan untuk membuat laporan hasil Tinjauan Manajemen yang baik. Sehingga seringkali dijumpai meski sudah dilaksanakan namun masih juga mendapatkan temuan pada saat adanya audit eksternal hal ini dikarenakan masih adanya kekurangan dalam penyampaian dan laporan tinjauan manajemen.

Berikut penjelasan masukan dari tinjauan manajemen :

1. Hasil Audit : pemaparan hasil audit yang telah dilakukan baik itu audit internal maupun audit eksternal.

2. Umpan balik pelanggan : Berisi tentang berbagai keluhan pelanggan yang datang secara langsung maupun dari survey kepuasan pelanggan yang telah dilakukan. dalam hal ini patut dipertimbangkan untuk menampilkan hasil rekapitulasi survey kepuasan pelanggan. Dan juga langkah pencegahan dan perbaikan terhadap adanya keluhan pelanggan.

3. Kinerja Proses dan kesesuaian produk : Masing-masing departemen menampilkan pencapaian sasaran mutu yang telah di tentukan. yang perlu dicermati adalah langkah pencegahan dan perbaikan untuk sasaran mutu yang tidak dapat dicapai oleh suatu departemen.

4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan : Menampilkan status dari tindakan pencegahan dan perbaikan termasuk dari hasil audit internal/eksternal, keluhan pelanggan dan lain-lain.

5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya (bila ada)

6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu : perubahan yang telah dilakukan perusahaan seperti perubahan prosedur, manual mutu, perubahan proses kerja dan juga struktur organisasi yang berpengaruh pada sistem, termasuk bila ada perubahan dalam peraturan perusahaan maupun peraturan pemerintah.

7. Rekomendasi untuk peningkatan : masukan dari manajemen dan peserta tinjauan manajemen dalam rangkan peningkatan penerapan sistem manajemen mutu.

 

 

5.5 Tanggung jawab, Wewenang, Komunikasi (Tanggung Jawab Manajemen)

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
Manajemen Puncak harus memastikan bahwa tanggungjawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi.

5.5.2 Wakil Manajemen
Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen organisasi, yang diluar dari tanggung jawab lainnya, harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang mencakup:

  1. Menjamin bahwa proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.
  2. Melaporkan kepada manajemen puncak kinerja dari sistem manajemen manajemen mutu dan kebutuhan untuk peningkatannya.
  3. Memastikan promosi kesadaran akan persyaratan pelanggan ke seluruh jajaran organisasi.

Catatan : Tanggung jawab wakil manajemen dapat mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar dalam hal yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu.

5.5.3 Komunikasi Internal
Manajemen puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai ditetapkan di dalam organisasi dan bahwa komunikasi tersebut mengambil peran mengenai efektifitas sistem manajemen mutu.

Berdasar klausul diatas bahwa tanggung jawab penerapan sistem manajemen mutu dalam perusahaan selalu dikomunikasikan dalam perusahaan terutama bila seringnya turnover karyawan. Selain itu Perusahaan harus menyediakan salah soerang karyawan yang diangkat/ditugaskan untuk menjadi wakil manajemen (Management Representatif). Beberapa perusahaan menerapkan bahwa MR dijabat juga oleh atasan departemen atau bahkan direktur perusahaan dengan maksud agar selalu mendapatkan komitmen untuk menerapkan sistem manajemen mutu. Namun bila dilihat dari klausul diatas menyebutkan bahwa MR diluar dari tanggung jawab lainnya sehingga wajar bila MR dijabat oleh seseorang yang memang lebih fokus dalam penerapan sistem manajemen mutu. adapun tugas utama MR dapat secara jelas di lihat di klausul diatas.

5.4 Perencanaan

5.4 Perencanaan

5.4.1 Sasaran Mutu

Manajemen puncak harus menjamin bahwa sasaran mutu, termasuk hal-hal yang dibutuhkan unutk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam organisasi. Sasaran mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Manajemen puncak harus menjamin bahwa :

  1. Perencanaan sistem manajemen mutu dilaksanakan agar memenuhi persyaratan yang diberikan pada Persyaratan umum, demikian juga sasaran mutu, dan
  2. Integritas sistem manajemen mutu dipelihara ketika perubahan terhadap sistem manajemen mutu direncanakna dan dipelihara.

Jadi harus dilihat kembali kesiapan dari prusahaan dalam merencakan sistem manajemen mutu mulai dari persyaratan umum hingga adanya sasaran mutu perusahaan dan sasaran mutu hendaknya sejalan dengan kebijkana mutu perusahaan.

5. Tanggung Jawab Manajemen

5. Tanggung Jawab manajemen
5.1 Komitmen Manajemen

Manajemen puncak harus memberikan bukti atas komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan secara berkelanjutan meningkatkan efektifitasnya melalui  :

  1. Komunikasi kepada oerganisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan demikian juga persyaratan perundangan dan peraturan.
  2. Menetapkan kebijakan mutu,
  3. Menjamin bahwa sasaran-sasaran mutu telah diterapkan,
  4. Melaksanakan tinjuana manajemen,
  5. Menjamin tersedianya Sumber Daya.

5.2 Fokus Pelanggan

manajemen puncak harus menjamin bahwa persyaratan pelanggan dapat ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

5.3 Kebijakan mutu

Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebijakan mutu :

  1. Sesuai dengan tujuan organisasi,
  2. Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan secara berkelanjutan meningkatkan keefektifaan sisten manajemen mutu,
  3. Memberikan kerangka untuk menetapkan dan meninjau sasaran-sasaran mutu,
  4. Dikomunikasikan dan dimengerti dalam organisasi, dan
  5. Ditinjau agar selalu sesuai.

Peran serta dan komitmen manajemen puncak menjadi nyawa bagi penerapan sistem manajemen mutu, tanpa adanya komitmen dari manajemen puncak menjadikan sistem manajemen mutu hanya sekedar selembar kertas bahkan menambah kesibukan karyawan. Akan tetapi dengan dukungan dari manajemen terhadap sistem manajemen mutu ini seakan memberikan jalan/guideline arti pentingnya penerapan sistem manajemen mutu dalam perusahaan. Adapun seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa output peran dari manajemen puncak adalah menjamin adanya Kebijakan mutu, sasaran mutu, tinjauan manajemen, tersedianya sumberdaya dan komunikasi aktif tentang pentingnya sistem manajemen mutu serta pemenuhan persyaratan pelanggan. Bahkan manajemen harus mampu mengkomunikasikan persyaratan pelanggan kepada masing-masing elemen sehingga dapat bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Sedangkan poin-poin tentang kebijakan mutu sudah terangkum jelas dalam persyaratan diatas.