4.2.3 Pengendalian Dokumen

4.2.3 Pengendalian Dokumen

Dokumen yang disyaratkan oleh Sistem manajemen Mutu (SMM) harus dikendalikan. Catatan adalah suatu jenis dokumen dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan yang diberikan pada point 4.2.4.

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan pengendalian yang dibutuhkan :

  1. Untuk mensahkan kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
  2. Untuk meninjau dan memperbaharui sesuai keperluan dan mengesahkan ulang dokumen.
  3. Untuk menjamin bahwa perubahan dan status revisi dari dokumen yang berlaku diidentifikasi.
  4. Untuk menjamin bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia ditempat penggunaan.
  5. Untuk menjamin bahwa bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan mudah diidentifikasi.
  6. Untuk menjamin bahwa dokumen yang berasal dari luar ditetapkan oleh organisasi yang diperlukan untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu teridentifikasi dan distribusi dikendalikan.
  7. Untuk mencegah penggunaan yang tidak diharapkan dari dokumen kadaluarsa, dan menerapkan identifikasi yang sesuai jika dokumen tersebut disimpan untuk tujuan tertentu.

pengendalian dokumen adalah salah termasuk salah satu prosedur wajib dalam lingkup ISO 9001:2008, keberadaan prosedur pengendalian dokumen ini di maksudkan agar dokumen yang beredar berada pada tempatnya, mudah ditelusuri dan merupakan dokumen  dengan revisi terbaru atau sesuai dengan point-point di atas.

umumnya pada pengendalian dokumen ini mencakup beberapa hal antara lain ; kewenangan dalam pengesahan dokumen, tata-cara penomoran dokumen, cara penggandaan dan pendistribusian dokumen, cara penyimpanan dokumen, serta pemusnahan dokumen.

Untuk distribusi dokumen perlu dilakukan penandaan terkait dengan status dokumen.  Dokumen bisa dicap/stampel dengan label MASTER, controlled, uncontrolled, obsolete. sesuai dengan status dokumen yang distempel tersebut. stampel Obsolete digunakan untuk dokumen yang sudah kadaluarsa ini dimaksudkan agar dokumen yang sudah kadaluarsa tidak lagi digunakan sebagai referensi dan pelaksanaan.

Didalam pengendalian dokumen ini juga perlu ada identifikasi terkait dengan dokumen eksternal perusahaan. dokumen eksternal sendiri adalah dokumen yang dibuat oleh pihak luar perusahaan namun digunakan sebagai acuan dalam sistem perusahaan.

selain itu juga diperlukan informasi tentang masa simpan dan cara pemusnahannya.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s